2020年3月4日，人力资源社会保障部办公厅向北京市人力资源和社会保障局回函，就《关于在疫情防控期间开展劳动合同管理电子化工作的请示》答复：用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。有一些劳动法从业人员直呼“电子劳动合同时代来临！”事实上，我国早在2004年8月28日就颁布了《电子签名法》，但由于劳动关系具有高度的人身属性，且举证困难，因此电子劳动合同、电子签名等在实践中运用并不广泛，所以人社部的回函一发布就引起了劳动法圈的热议、用人单位的重视。笔者结合多年工作经验，试对电子签名在劳动法领域的运用进行初步探析，以期帮助HR小伙伴们按下电子劳动合同的“启动键”。

一、什么是电子签名？

电子签名是相对于传统签名而言的，包括手写签名、按手印、盖章等。传统签名的功能一是确定签名人的身份；二是签名人对所签文件内容予以认可。《电子签名法》第二条借鉴了传统签名的功能，从功能、效果的角度对电子签名进行了定义：本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。

二、电子签名是否具有法律效力

《电子签名法》第十四条明确：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。什么是可靠的电子签名？第十三条规定可靠的电子签名应当满足四个条件：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。只要满足上述条件，劳动合同当中的电子签名就具有法律效力。

人社部在回函中明确：采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合《电子签名法》等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足《电子签名法》等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。

早在2016年9月26日，央视10套《科技之光》栏目就报道了一起涉及电子劳动合同签订的劳动争议案件。申请人张某使用加载eID的工商银行金融IC卡在电子合同缔约平台“法大大”注册了账号，并与上海某公司签订了一份线上劳动合同，后申请人质疑线上劳动合同无法律效力，要求企业支付未签劳动合同二倍工资。上海市嘉定区劳动人事争议仲裁委员会认为当事双方在平等自愿的基础上，通过国家认可的电子签名平台以电子形式签订劳动合同，符合《电子签名法》的相关规定，该合同真实有效，驳回了申请人的请求。

三、劳动法领域如何运用电子签名？

劳动合同从形式上来看也是一种合同。《合同法》第十一条规定了采用数据电文的形式订立的合同。还规定了数据电文的五种表现形式：电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件。根据《合同法》第十一条规定，采用数据电文形式订立的合同与传统的纸质合同一样属于书面合同，认可电子合同形式上的有效性。《电子签名法》第四至第八条明确了数据电文的真实性标准。《电子签名法》第十三条、第十四条对可靠的电子签名的要求及效力规定，为利用电子签名签订电子合同提供了法律依据。目前，法律法规对于数据电文真实性标准的规定集中体现在《电子签名法》第四至第八条中，整体可概括为“可读、可保存、可识别、真实”四个方面，但对实现的方式和手段没有要求，结合劳动关系的人身属性和劳动法的特殊规定，我们认为用人单位在使用电子签名签订劳动合同及其他法律文件时应注意以下几点：

一是在使用电子签名时应当事先约定。《劳动合同法》第十条规定，建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。关于书面劳动合同，如前文所述，采用数据电文形式订立的合同与传统的纸质合同一样属于书面合同，因此电子签名运用在劳动法领域并不存在障碍。《电子签名法》第三条规定，当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。因此，事先双方明确约定采用电子签名尤为重要，约定的形式可采用书面也可以采用其他方式，采取电子邮件、微信、录音、录像方式等方式时可以进行必要的书面确认或公证。在签订劳动合同前对电子签名的使用作出约定，为电子签名的使用打下基础。

二是应当对电子签名进行认证。《电子签名法》第十六条规定，电子签名需要第三方认证的，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。此外，第二十条要求电子签名人申请电子签名认证证书，应当提供真实、完整和准确的信息。第二十一条要求电子认证服务提供者签发的电子签名认证证书应当准确无误，载明电子认证服务提供者名称、证书持有人名称；(四)证书有效期、证书持有人的电子签名验证数据、电子认证服务提供者的电子签名、国务院信息产业主管部门规定的其他内容。因此，在使用电子签名前劳动者与用人单位对电子签名进行必要的认证能够确保电子签名的有效性。同时，在选择认证机构时应当注意审查提供电子认证服务的单位是否取得电子签名认证服务的资格，否则将会导致电子签名认证无效。

三是应当选择国家认可的第三方电子签名服务平台。《电子签名法》第四至第八条对数据电文的书面要求、原件形式要求、保存要求、司法审查标准进行了规定。国家认可的第三方电子签名服务平台作为专门从事电子签名服务的业务平台，具备满足《电子签名法》数据电文要求的条件和设备、技术和能力，能够提供长期有效的服务。同时，《电子签名法》第八条规定在审查数据电文作为证据的真实性时，应当考虑生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性，保持内容完整性方法的可靠性，用以鉴别发件人方法的可靠性等因素，不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。从法律层面为电子签名开设了特殊通道，这也符合信息时代无纸化办公、低碳环保的要求，也符合现代职场简单、快捷、高效、便利的需要。